Ganz wichtig: Bevor Sie sich einen Dienstleister suchen, sollten Sie sich über Ihre Ziele im Klaren sein. Was wollen Sie erreichen und warum? Ihre Aufgabe ist es, das Ziel vorzugeben – die Aufgabe des Dienstleisters ist es, den Weg zum Ziel zu finden.
Kurz: Sie sind für das “Was” verantwortlich, der Dienstleister übernimmt das “Wie”.
Selbstverständlich können Sie auch beim “Wie” mitreden. Vorgaben hinsichtlich Zeit und Budget beeinflussen das “Wie” erheblich. Machen Sie Vorgaben, aber schnüren Sie Ihrem Dienstleister die Luft nicht komplett ab. Schließlich haben Sie ihn engagiert, weil er besser als Sie weiß, wie ein Ziel zu erreichen ist. Geben Sie ihm auch die Freiheit das Ziel auf seine Weise zu erreichen.
Wer schreibt, bleibt: Schreiben Sie Ihr Ziel und die grundlegenden Vorgaben auf. Mehr als 2 A4-Seiten sollen es nicht werden. Das Aufschreiben zwingt Sie dazu, sich darüber klar zu werden, was Sie eigentlich wollen. Jede Stunde, die Sie hier investieren, bekommen Sie im späteren Projektverlauf zehnfach zurück. Aus eigener leidvoller Erfahrung können wir sagen: Es rächt sich, Projekte schlampig zu planen – immer!
Auch die besten Anbieter sind keine Hellseher. Wenn Sie Ihrem Dienstleister Ihr Problem nur ungenau beschreiben und ihn mit einem “Machen Sie mal” alleine lassen, wir er genau das tun “Einfach mal machen”. Zwar nach bestem Wissen und Gewissen und mit all seinem Know-how, aber da Sie als Auftraggeber nur ein “da hinten” als Ziel vorgegeben haben, stehen die Chancen gut, dass Ihr Dienstleister den falschen Weg beschreitet.
Deshalb: Erst wenn Sie das Problem strukturiert haben und das kleine Briefing geschrieben haben, wird es Zeit einen geeigneten Partner für die Umsetzung zu finden.
Wir gehen bei unser Dienstleister-Suche immer wie folgt vor: Alle Dienstleister, die in Frage kommen, werden gelistet. Über diese Dienstleister versuchen wir dann soviel wie möglich in Erfahrung zu bringen. Google und Telefonate helfen dabei.
Dann wird gesiebt, bis nur noch 3 bis 7 Dienstleister übrig bleiben. Diese schreiben wir dann an, überreichen unser Briefing und fragen, ob Interesse besteht.
Wenn ja, bitten wir um ein Angebot oder wenn das nicht üblich ist (gerade die PR-Branche hat da ihre sehr eigenen Gepflogenheiten) erwarten wir zumindest eine kurze schriftliche Erläuterung, wie das Problem anzugehen ist, wie lange die Umsetzung dauern wird und was es in etwa kosten wird. Dann hat man schon mal den groben Rahmen und sieht, wie der Dienstleister das Thema grundsätzlich angeht.
Alles Weitere klärt dann ein Telefonat oder persönliches Gespräch.
Damit ist die Phase der Informationsbeschaffung abgeschlossen. Die Fakten liegen auf dem Tisch. Manchmal gibt es jetzt einen klaren Sieger – meist aber sind 2 bis 4 Finalisten in der engeren Auswahl. Dann entscheidet der Bauch. Nehmen Sie den Anbieter, der ihnen am sympathischsten ist.
Dieses Verfahren ist relativ aufwändig, deshalb auch die Beschränkung der Shortlist auf maximal 7 Dienstleister. Aber es lohnt sich, denn so ist die Trefferquote unserer Erfahrung nach am höchsten.
Wir haben festgestellt, dass wir mit unserem Verfahren Anbieter ausgewählt haben, die mit uns auf einer Wellenlänge liegen und denen wir bei der täglichen Arbeit vertrauen können.
Vollkommener Unfug ist es, das Briefing an eine Maximalzahl von Dienstleistern zu verspammen. Dann muss man entweder die Anbieter alle über einen Kamm scheren und bekommt nur Standardantworten oder man versinkt in Arbeit und kommt zu nichts anderem mehr.
Der letzte Schritt: Sagen Sie allen Dienstleistern ab, die Sie nicht beauftragen werden – man sieht sich immer zweimal im Leben.
Viel Erfolg bei der Suche nach dem perfekten Dienstleister wünscht Ihnen
Albert Warnecke